Brister i projektledning kostar svenska företag miljarder årligen - Kompetens.se

Brister i projektledning kostar svenska företag miljarder årligen

Prodaxa_header

Projekt som drar över tiden och inte håller budget är inget nytt. Men ett ännu vanligare problem, som kostar svenska företag miljarder årligen, är att en stor del projekt inte levererar den nytta de var tänkta att göra. 

Det är lätt för ett enskilt företag av lite storlek att det blir 100-tals miljoner som försvinner, bara för att man i sina projekt inte gör saker som verkligen skapar värde, säger Magnus Axelsson som driver företaget Prodaxa Consulting och som har jobbat med projektledning i över 20 år, både som konsult och som projektledare på stora företag. 

Enligt Magnus Axelsson har kunskapen inom projektledning visserligen vuxit mycket under de senaste 30 åren. På 80-talet kunde i stort sett vem som helst kalla sig för projektledare, utan krav på någon egentlig kompetens. Sedan dess har utvecklingen gått framåt och idag är projektledare i regel specialutbildade och certifierade och arbetar utifrån etablerade modeller. Men trots dessa framsteg kvarstår många av de problem som fanns redan på 80-talet. Nämligen att projekten inte levererar vad de ska.

Tittar man på en rapport från McKinsey så säger den att stora IT-projekt levererar 56 procent mindre nytta än man hade tänkt sig. Och enligt en rapport från PwC är det dessutom bara cirka 10 procent av företagen som har en metod för att mäta nyttan och som faktiskt utför mätningar. Då frågar man sig: vad är det för verkningsgrad man talar om på totalen, säger Magnus Axelsson.

De här problemen kan man enligt Magnus Axelsson hitta på i stort sett alla större företag. Till exempel investerar företag ofta miljoner i nya IT-stöd som ska effektivisera verksamheten, utan att man vet vilken nytta som faktiskt levereras. I andra projekt kan företag lägga år på att ta fram produkter som det sedan visar sig att ingen vill köpa. Resultatet blir i många fall ett hål i räkenskaperna som lappas ihop genom att avskeda personal, istället för att hitta rotorsaken till problemen.

Nytt angreppssätt för projekt

Just rotorsaken till problemen är också något som Magnus Axelsson funderat mycket på. Enligt hans analys är problemet inte att de utbildningar, certifieringar och arbetsprocesser som finns för projektledning är dåliga. Svårigheten ligger snarare i att det finns så många olika processer och kunskapsområden, inriktade på att lösa specifika problem, att man lätt tappar fokus på helheten.

– Man missar det viktigaste, nämligen att projekt, per definition, är något som innehåller osäkerhet. Osäkerhet betyder att det finns faktorer som vi inte har koll på och tyvärr gör man därför ofta antaganden, som sedan blir till sanningar under projektets gång. Du antar att det kommer att ge en viss effekt, antar att det kommer kosta en viss summa och antar att kunderna resonerar på ett visst sätt. Men gör de det? Det visar sig först när projektet är klart. 

Det Magnus Axelsson föreslår är därför ett nytt sätt att angripa projekt som han kallar RB-processen. Kärnan i det här angreppssättet är att projektets fokus alltid ligger på vilken nytta som ska levereras och att man, så tidigt som möjligt, fokuserar på att ta fram fakta för att eliminera osäkerheter. Detta istället för att göra antaganden kring vad projektet kommer leverera. 

 Man ska ha ”tokfokus” på att hantera osäkerhet i det första skedet och sedan, när man fått investeringsbeslut, leverera nytta så fort och så bra som möjligt. Då har du bara två centrala fokus som är mycket enklare att hålla ögonen på än alla de här olika kunskapsområdena. Det här kan du berätta för alla, från styrgrupp till medarbetare, och alla kan förstå och prioritera utifrån det. Det blir också ett mycket enklare budskap för en organisation att förstå när de ska förändra sig, och du kan fortfarande ha kvar befintliga processerna om någon vill det.

360BERT

360BERT är ett enkätverktyg som genom att ställa frågor till projektets intressenter, alltså styrgrupp, projektledare och projektmedlemmar, ger en överblick på läget i projektet. Frågorna ger en tydlig bild över om alla förstår nyttan i projektet, hur de ska uppnå den här nyttan och vilka risker som finns. På så vis får du en tidig varning på om något inte står rätt till i ditt projekt.

360BERT riktar in sig på en helhetsbild av de för projektet avgörande faktorerna:

Benefit (nytta)

Effort (insats)

Risk

Technical feasibility (teknisk genomförbarhet)

  • En  värdemätare för projektets mest betydelsefulla parametrar.
  • Ger en bild av nuläget, så att det går att agera.
  • Uppmärksammar brister i förståelse för avgörande faktorer.
  • Gör det möjligt att fåtidigare varningar om projekt som är påväg att misslyckas.
  • Synliggör bristande tilltro och oklarheter i kommunikationen.

Läs mer här!

Presenteras av

logga_prodaxa

Om Prodaxa

Prodaxa Consulting bildades 2009 av Magnus Axelsson som jobbat med projektledning och verksamhetsutveckling i över 20 år.

Magnus Axelsson har bl a arbetat på industriföretag, konsultföretag, universitet, ideella organisationer och inom många olika teknikområden som IT, kemi, bioteknik/life science och mekanisk konstruktion.

RB-processen

”RB” är en förkortning för Risk och Benefit, osäkerhet och nytta. Projektets viktigaste karaktärsdrag.

När ett projekt drar igång finns ofta en hel del osäkerhet och mycket bygger på antaganden. Mer fakta måste då fram men ändå ligger sällan huvudfokus på att reducera risk.

Med tiden förvandlas ofta antaganden till sanningar, trots att det saknas fakta. Och när projektet avslutats uppstår sällan hela den förväntade effekten.

RB-processen tar hand om det problemet!

Läs mer här!

Mer läsning


elev_annons-header

Hur lär ditt barn sig bäst?

Lärande är i grunden alltid ett möte med den som kan – och den som ännu inte kan. Det spelar ingen roll om den som kan är en lärare, en kollega eller en video på internet. I många situationer är det du som förälder som ska lära ditt barn något de ännu inte kan. Hur kan du som förälder bäst stötta ditt barn i den processen?


Engagemang, anställda, personal

3 tips – skapa engagemang hos din personal

Att engagerade medarbetare skapar bättre resultat vet många men trots det har väldigt många företag svårt att skapa ett genuint engagemang bland sina anställda. Psykologen Emma Seppälä har tre tips för hur chefer kan skapa en kultur där engagemang frodas. Engagemang. Engagerade anställda, som känner en känslomässig koppling till företagets verksamhet och som brinner för [...]

produktivitet

Produktiv utan energi

Oavsett hur mycket kaffe vi dricker, hur ofta vi fyller på med energi i form av frukt och nötter eller hur många mikro-pauser vi tar så kommer energinivån ändå att variera under en arbetsdag, hur kan man vara produktiv då? För det flesta av oss följer energinivån över dagen ett tydligt mönster. Vissa har mest [...]

kalender

Misshandlar du din kalender?

Att kalendern är ett fantastiskt verktyg har de allra flesta av oss insett. Många av oss skulle till och med bli kallsvettiga av blotta tanken på att innehållet i våra kalendrar skulle försvinna. Vi vill absolut inta vara utan den men att misshandla den på alla möjliga sätt ser många inget problem med. Kalendern har [...]

ekonomiadministration konferenser

Ta kontroll över företagets möten

Allt fler väljer att bli avtalskunder hos BokningsBolaget. Inte så konstigt med tanke på alla fördelar det innebär. Att ha avtal med BokningsBolaget betyder inte bara bättre priser, effektivare ekonomiadministration och full kostnadskontroll. Servicen till alla som bokar konferenser internt förbättras eftersom de med ett enda samtal får professionell hjälp, snabb återkoppling och tydliga bekräftelser [...]

Prodaxa_header

Brister i projektledning kostar svenska företag miljarder årligen

Projekt som drar över tiden och inte håller budget är inget nytt. Men ett ännu vanligare problem, som kostar svenska företag miljarder årligen, är att en stor del projekt inte levererar den nytta de var tänkta att göra.  –Det är lätt för ett enskilt företag av lite storlek att det blir 100-tals miljoner som försvinner, [...]

nollmejl

Noll mejl i inkorgen! Är det möjligt?

Hur ska jag få kontroll på mejlen? När ska man läsa mejlen egentligen? Är det meningen att man ska få så mycket mejl? Hur gör folk? Frågorna om mejl-läsning är många. Jag menar att problemet egentligen handlar om brist på rutin och struktur för hur vi arbetar med mejl. Att läsa mejlen behöver inte vara [...]

klocka

Produktiv på under 2 min

När något som kräver en aktivitet fångar din uppmärksamhet är det viktigt du att skapar tydlighet i hur ”klart” ser ut och vad nästa konkreta steg är. GTD-metodiken lär oss att tänka så långt det bara går först och att handla sen. Detta på grund av att de utgör två separata fokusområden som kräver olika [...]